用專員解決公司的問題
給負責人看。公司遇到「每次都要人工追」「每個人做法不一樣」「大家都來問我」的事，就交給一位專員：訂好它看得到什麼、要照什麼步驟、誰核准，員工直接找它辦。
1. 專員是什麼
專員是一位只負責一類事情的 AI 同事，例如「請假專員」「報銷專員」「出勤查詢專員」。員工開新對話時選它（或讓總機轉過去），用說的辦事。
和直接用聊天機器人不一樣的地方：
- 範圍是你訂的：它只看得到你指定的資料表，而且再和使用者本人的權限取交集。員工找它，它只查得到員工自己看得到的。
- 步驟由系統保證：必填沒填不能送出、檢查沒過不能往下、順序不會亂；步驟會建立的資料（例如請假單），系統不允許用其他方式直接新增。這不是靠 AI 自律，是主機在執行時擋住。
- 會改資料的一定有卡片：直接改、先確認、或送核准，依資料表的設定。
- 處理不了會轉人：規定沒寫到的情況，它把案件轉給這位專員的「負責的人」，不會自己亂判。
2. 一位專員由什麼組成
| 設定 | 意思 | 例子 |
|---|---|---|
| 名稱、說明、範例 | 員工在「找專員」看到的卡片 | 請假專員：「我要請 10/21 特休」 |
| 誰可以找 | 全體、部門主管、某個職位、某個部門（含底下各課）、某一個人；可以同時設好幾個。負責人一律可以找 | 報銷專員：全體；出勤追蹤：部門主管；財務查詢：職位「財務」加上會計某某 |
| 負責的人 | 專員處理不了時轉給誰（沒指定時轉給負責人）。專員要怎麼改由負責人決定 | 請假專員的負責的人：行政部吳淑芬 |
| 看得到的資料 | 它能查哪些資料表（每位專員都看得到員工、部門基本資料） | 請假單、假別餘額 |
| 會改的資料 | 它能提出修改的資料表 | 請假單 |
| 工具 | 讀檔案、存檔案、查知識庫、上網查、套件的程序 | 報銷專員：讀檔案（看收據照片） |
| 步驟 | 要照順序辦的事。不需要步驟的（查詢、問規定）可以沒有 | 填寫 → 檢查 → 主管核准 → 通知 |
| 給 AI 的說明 | 用白話寫的工作規則 | 「病假超過 2 天要附證明」 |
步驟有五種：
| 步驟 | 做什麼 |
|---|---|
| 收集 | 問清楚必填的欄位，例如日期、假別、代理人。缺了會說「還缺必填欄位：…」 |
| 檢查 | 自動檢查，例如假夠不夠、日期有沒有重疊、代理人有沒有空、收據有沒有附、金額有沒有超過上限、有沒有重複報。沒過不能往下。能用的檢查由公司啟用的功能模組提供 |
| 確認 | 整理成卡片給申請人自己確認 |
| 核准 | 送給核准人，核准後建立那筆資料（例如請假單）。見第 3 節 |
| 通知 | 完成後通知相關的人（申請人、核准人、負責的人、代理人、某個職位、某個人、某部門主管），並執行收尾動作（例如扣假別餘額、轉成付款單） |
有步驟的專員會替每件事開案件，編號像 LV-20261021-01（自建專員的字頭是代碼前兩個字母），員工在「我的案件」追進度，被退回時回到同一段對話修改，退回後會回到設定的步驟（沒設定就回到第一步）重新檢查。
3. 核准怎麼走
- 第一層核准人可以是：申請人的主管、主管的主管、某個職位、某個部門的主管、負責人。找不到人時（例如部門一路往上都沒有主管）交給負責人。
- 改由誰核准：符合條件時換人。例如「請假超過 24 小時改由主管的主管核准」。
- 多加一層：符合條件時，第一層核准後再給另一個人核准。例如「請假超過 3 天，主管核准後再給經理核准」。
- 條件可以比數字（超過、至少、少於、至多），也可以比文字（等於、不等於），例如「假別是病假」「費用類別是交通費」；同一條的條件全部成立才算。
- 金額超過公司在初始設定訂的核准門檻時，主機會自動再加一層負責人核准。
- 有人對這類資料被設定「不給看」，就不會被選為核准人，改送下一位。
- 核准後寫入時失敗（例如資料在這段時間被改過），案件會退回申請人修改。
4. 內建的專員與範本
| 專員 | 誰可以找 | 做什麼 |
|---|---|---|
| 總機 | 全體 | 不辦事、看不到業務資料，只判斷該找哪位專員並轉介。員工在「開新對話」按「交給總機」 |
| 系統管理專員 | 負責人 | 新增與修改專員、資料表、權限、人事與組織異動、邀請碼。從 系統管理 → 對話 進入 |
| 初始設定專員 | 負責人 | 只在公司第一次設定時出現 |
| 知識庫 | 全體 | 根據公司規章與文件回答，附出處。在 知識庫 試問，其他專員也會用它查規定 |
其他專員來自 PadRemote 為公司裝的功能模組（例如請假、報銷、加班、出勤，或舊系統資料的查詢專員）。模組第一次啟用時，它的專員就會建好並上線；專員 畫面的 從範本啟用 列出模組帶來的範本，已啟用的會標示。範本有新版時，可以請系統管理專員「套用範本新版」：步驟與說明換成新版、先試辦，公司設定的「誰可以找」會保留。
5. 從問題出發
新增專員前，先把問題想成五句話，跟系統管理專員說的時候就很清楚：
- 誰會來找它？（全體、部門主管、某個職位、某個部門、某個人）
- 它要看哪些資料、改哪些資料？
- 要照什麼步驟？哪一步要誰核准？什麼情況要換人或多加一層？
- 辦完要通知誰？
- 它處理不了的時候，轉給誰？
不需要一次想得完美。先上線最小的版本，用一兩週，從「需要注意」與員工的回饋再調。每次修改都有版本紀錄，可以退回。
6. 新增專員
- 管理 → 專員 → 新增專員。會開一段系統管理對話。
- 用第 5 節的五句話描述：
你可以這樣說建一個「車輛借用專員」，全體員工都可以找。借車要填車輛、借用日期、歸還日期、用途；要部門主管核准；核准後通知申請人。負責的人是行政部的吳淑芬。需要新的資料表時（例如還沒有「車輛借用」表），它會先提出新增資料表的卡片，見資料表與權限。
- 它會先檢查：用到的資料表都存在、誰可以找與負責的人都存在、工具在允許的清單內、步驟格式正確（核准人、通知對象、退回步驟、檢查與收尾程序都要存在）。沒過會直接告訴它哪裡錯，不會出卡片。
- 通過後出「新增專員草案」卡片：名稱、誰可以找、負責的人、看得到的資料、會改的資料、步驟（例如「填寫 → 主管核准 → 通知」）。
- 內容對了按 確認寫入。這時建立的是試辦版本，員工還看不到。
7. 試辦
每次新增或修改專員，都要先試辦再上線。
- 在專員詳情按 先試辦，畫面標示 試辦 · 不會寫入、不會送出。
- 扮演 選一位員工，按 開始試辦。對話標題會是「試辦：車輛借用專員 第 1 版（扮演 陳冠宇）」。
- 用那位員工會說的話試一遍：正常的情況、缺資料的情況、不該通過的情況、問了不歸它管的事。
- 不知道要試什麼，按 開始試辦，並請 AI 出 5 種情境：專員會先列出 5 種情境，並給 5 個按鈕，按一下就是員工開口的第一句話。
試辦會發生什麼、不會發生什麼：
- 查詢用的是扮演的那位員工看得到的真實資料，所以你也順便驗證了權限對不對。
- 卡片可以照常按確認，但只會顯示「試辦，不寫入」；核准單不會送出、不會通知任何人、不會轉給負責的人、不會執行收尾動作。
- 試辦開的案件只留在試辦對話裡，不會出現在任何人的案件清單、今日、晨報或專員的統計。
試出問題，按 回去修改，跟它說要怎麼改，會產生新的試辦版本。
8. 上線
- 試辦沒問題，按 核准上線。
- 系統管理專員出「核准上線」卡片，寫明「第 1 版上線，員工開新對話時用新版本；進行中的案件照舊版辦完」。
- 確認後，可以找它的員工馬上在「開新對話」看到它，總機也會開始把相關的事轉給它。其他沒上線的試辦版本會一併標成已取代。
9. 修改、退回、暫停
修改
專員詳情 → 跟 AI 說要怎麼改。系統管理專員會先讀出這位專員目前完整的設定，只改你說的部分，其他照舊：
修改卡片上，每個改到的欄位都會附上修改前的值；步驟名稱沒變但內容改了、或給 AI 的說明改了，也會特別標出。
確認後會變成新的試辦版本，試過再核准上線：步驟、資料、工具與給 AI 的說明在上線後才換；名稱、說明文字與負責的人在確認草案時就更新。
退回之前的版本
專員詳情的 版本紀錄 列出每一版的說明、誰提、誰核准、日期，試辦中的版本標「試辦中」。之前上線過、現在已停用的版本旁邊有 退回這一版：按了會請系統管理專員提出「退回」卡片，確認後那一版直接重新上線（之前上線過，不用再試辦），目前的版本改為停用，之後也可以再退回來。
暫停
暫停：員工看不到這位專員，也不能在原本的對話繼續跟它說話。已經送出等核准的案件會照常跑完；被退回、需要補件的案件要等恢復後才能修改。之後可以 恢復。暫停中的專員上線新版本後仍是暫停，要另外恢復。內建專員不能暫停。
10. 上線之後
- 專員列表的 本月 是這個月的件數，需要注意 包括：轉給負責的人還沒處理的案件、等核准超過 2 天的、還沒上線的試辦版本。
- 專員詳情的 最近的案件 列出案件狀態，看哪一步最常卡住。對話內容只有員工本人看得到，連負責人也看不到；想了解員工怎麼用，請用試辦扮演他試一次，或直接問他。
- 轉給負責的人：專員遇到規定沒寫到的情況，案件會轉給負責的人，他收到通知並在「我的案件 → 需要我處理」看到，可以 回覆申請人，交回專員繼續辦 或 我已處理，結案。同一類情況反覆出現，就是該把規則補進專員說明的時候。
- 員工要新欄位、新功能：員工在專員那邊說「可以多記一個…嗎」，需求會送到 系統管理 → 變更紀錄 → 待處理，由你決定。
- 人員異動：負責的人離職時，他負責的專員與轉給他的案件會改交給離職時指定的接手的人。
11. 實際範例
請假不用再傳 LINE
問題：員工用 LINE 請假，主管忘記回、行政要自己算假別餘額。
做法：啟用請假專員範本：填寫 → 檢查（假夠不夠、日期不重疊、代理人有空）→ 主管核准（超過 24 小時改由主管的主管核准）→ 通知申請人與代理人並扣餘額。
報銷收據不再缺東缺西
問題：報銷單常缺收據、重複報、超過上限，財務來回退件。
做法：報銷專員：檢查收據已附、在上限內、沒有重複報；超過 5,000 元改由主管的主管核准；核准後通知財務並轉成付款單。
出勤異常有人追
問題：月底才發現有人漏打卡，主管不知道要追誰。
做法：一位只給部門主管用的出勤追蹤專員，看得到出勤，說明裡寫清楚「什麼算異常」，需要負責人決定的就轉給你。
查舊系統的資料
問題：舊系統的財務資料只有負責人會查，會計每次都要來問。
做法：把財務查詢專員開給會計，再給會計看那些資料的權限（見資料表與權限）。兩件事都要做：能找專員，不代表看得到資料。
新的流程：工具借用
系統管理專員會依序提出：新增資料表「工具借用」（新增要核准、改「實際歸還日」本人確認）→ 新增專員草案（核准人是工地一課的主管）。各自確認後，去試辦，再上線。
12. 目前的限制
- 「檢查」步驟只能使用公司啟用的功能模組帶來的檢查項目（假別餘額、日期重疊、收據、金額上限、重複報等）。需要全新的自動檢查（例如「這台車那天有沒有人借」），請聯絡 PadRemote；在那之前可以寫進給 AI 的說明，或交給核准人把關。
- 「符合條件才必填」（例如超過 2,000 元才要寫原因）還不能設在步驟上，請寫進給 AI 的說明，由專員提醒。
- 每個步驟都會跑，還不能設「符合條件才跑這一步」；要多一層把關請用核准的「多加一層」。
- 專員只在有人找它時工作，還不能定時自己去追（例如每天早上主動提醒漏打卡）。每天的提醒目前由 AI 晨報涵蓋。
本站畫面皆為範例資料，人名與公司名稱為虛構。