員工使用說明

一般員工、主管、財務都看這一頁。主管多了「核准」，其他用法都一樣。

1. 加入公司

先照安裝說明裝好 App。負責人會給你一組邀請碼：可能是一段文字，也可能是一張每人一頁、印有 QR code 的邀請單 PDF。電腦版不能掃 QR code，請用 QR code 下方那串文字。

1. 打開 App，看到 加入你的公司。把邀請碼（aide-invite:v1: 開頭）貼進 邀請碼 欄位，或先複製再按 從剪貼簿貼上，然後按 下一步。從 PDF 或聊天軟體複製時夾到換行沒關係。
2. App 會連到公司主機檢查邀請碼，出現 已連上公司主機，邀請碼有效（剩 N 小時）。核對 你的名字、部門與職位、身分 是不是你。資料不對請不要加入，告訴給你邀請碼的人。
3. 這台裝置的名稱 預設是電腦名稱，可以改成好認的名字，例如「辦公室桌機」。
4. 按 確認加入。畫面顯示「正在加入…，登入中…」，幾秒後進入「今日」。

之後打開 App 就自動登入。登入靠的是加入時這台電腦產生的金鑰，沒有帳號密碼，閒置、睡眠、關機都不會被登出。

如果看到 公司正在設定中，代表負責人還沒做完第一次設定。畫面每 30 秒自動檢查，設定好就會進去，也可以按 立即檢查。

2. 畫面導覽

你看不到的選單代表你沒有那個權限，不是壞掉。左上角的圓點：綠色是 主機已連線，其他顏色是連線中或連不上，App 會自動重試。

3. 今日

• 最上面：問候與「今天有 N 件事需要你注意」，以及摘要數字（需要我處理、進行中的案件；有待你核准的單時多一個待核准）。
• 需要你處理：每一項右邊有按鈕，例如 回到案件、前往核准，按了直接帶到那裡。
• 我的案件：進行中的最近 5 件，右上 全部 看全部。
• AI 晨報：每天早上 8:30 產生，只含你有權限的資料。還沒產生時會寫「今天的晨報 8:30 產生」。
• 問 AI 任何事（右上，Ctrl+K）：打字直接問專員或搜尋。

4. 開新對話：找專員

公司把工作分給好幾位「專員」，每位專員負責一類事情，例如出勤查詢、請假、報銷。一段對話只找一位專員；要辦別的事，開新對話就好。

1. 按左側 對話，再按列表上方的 ＋（或在任何畫面按 Ctrl+N）。
2. 畫面標題是 要辦什麼事？，兩種做法：
   • 不知道找誰：在上面的輸入框直接說，例如「我下週二要請特休，還有上個月的計程車費要報」，按 交給總機。
   • 知道找誰：在 你可以找的專員 點一位。卡片上有說明和一句範例。
3. 點了專員後還不會建立對話，送出第一句話才會建立，所以點錯了直接離開就好。

總機怎麼轉

總機不會幫你辦事，也看不到業務資料，它只負責判斷該找誰。你一次說了好幾件事，它會分開列出：

• 第一件的按鈕是 轉給某某專員：按了會切到新對話，並把總機整理的一句摘要自動送出，不用重講。附件不會帶過去，要的話在新對話重新附上。
• 其他件是 另開對話問某某專員：在對話列表多開一段並同樣送出摘要，專員會先開始處理，你可以等一下再過去看。
• 不按就不會轉。找不到適合的專員時，總機會直接說沒有，請你找負責人。

辦到一半說了不歸這位專員管的事，它也會用同樣的卡片轉介，原本的事繼續辦。

5. 在對話中辦事

怎麼說比較好

• 直接講要做什麼，像交代同事一樣：「幫我看 10 月我有幾天遲到」「我要請 10/21 一天特休，代理人是林雅婷」。
• 資料不夠時專員會問你，照它問的回答就好。專員有固定步驟時（例如請假），它會依步驟一項一項問，必填沒填不能送出。
• 回答下面常有建議按鈕，例如 和九月比較，按了等於送出那句話。
• 表格右上有 匯出 CSV，可以用 Excel 開。

輸入框

• Enter 送出，Shift+Enter 換行。用注音或倉頡選字時按 Enter 只會選字，不會送出。
• AI 處理中還是可以先打字，送出鍵會顯示 等這一輪結束。
• 想讓 AI 停下來：按 停止，或連按兩次 Esc（第一次會提示「再按一次 Esc 停止這一輪」）。停止不會復原已經寫入的資料。

附加檔案

• 把檔案直接拖進對話區，或按迴紋針 附加檔案。
• 支援 PDF、Word、Excel、CSV、Markdown、TXT、JSON、JPG、PNG。單檔 50 MB 以內，一次最多 20 個。iPhone 的 HEIC 照片請先轉成 JPG。
• 每個檔案會顯示上傳進度，全部上傳完才能送出。失敗的可以按 重試上傳 或移除。
• 上傳的檔案存在公司的儲存空間，預設只有你看得到。可以問「這份合約的付款條件是什麼」「把這張收據報銷」。

AI 產生的檔案

AI 做好的 Excel、PDF 會以檔案卡片出現在對話裡：開啟（先選存檔位置再用 Windows 預設程式開）、另存新檔、在檔案中查看。這些檔案也會放在 檔案 → 我的檔案，來源寫「AI 產生」。

畫面上的狀態

整理對話

• 標題列可以 改標題、封存。對話不能刪除（公司要保留紀錄），封存後在列表下方 看封存的對話 找得到。
• 列表上方可以搜尋標題與內容（Ctrl+F），封存的對話也找得到。
• 對話存在公司主機，換電腦、重灌後重新加入都還在。

6. 確認卡片

會改到資料的事（請假、補打卡、新增報銷…），AI 不能自己寫入，一定是公司主機產生一張卡片給你看。卡片的黃色區塊寫著 確認後會發生什麼，請先看完。

7. 案件與補件

有固定步驟的專員（例如請假、報銷）會替你開一個「案件」，編號像 LV-20261021-01（類別、日期、當天第幾件）。對話右側會換成案件卡片，列出每一步：已完成打勾、進行中、還沒到。

• 我的案件：今日 的「我的案件」按 全部。分頁有 需要我處理、進行中、已完成、全部。點案件編號回到那段對話。
• 需要你處理（被退回、或負責的人回覆了你的案件）：黃底列在最上面，按 回到對話補件。
• 被退回：原本的對話會出現「某某退回了…」和理由，專員會問你要怎麼改，並給建議按鈕。改好再送一次。核准後寫入時失敗（例如資料在這段時間被改過）也會用同樣方式退回給你。
• 核准完成：原對話出現綠色通知，專員做完最後一步（例如通知代理人）後結案。
• 專員處理不了的（規定沒寫到的情況），會轉給這位專員的「負責的人」，案件卡片顯示「已轉給負責的人 某某」。他回覆後，原本的對話會出現他的回覆，專員照著繼續辦；他也可能直接結案並說明。
• 別人轉給你的案件：如果你是某位專員的「負責的人」，轉給你的案件會出現在 需要我處理，按 處理 看案件內容與原因，寫回覆後選 回覆申請人，交回專員繼續辦 或 我已處理，結案。申請人和專員的對話你看不到，只看得到專員整理的內容。

8. 主管：核准

部門主管，或被指定要核准某類申請的人，左側會有 核准，有待核准時顯示數字。

1. 點 核准，左邊是列表（待核准、已處理、全部），等超過 2 天的會標「已等 N 天」。
2. 右邊依序看：核准後會發生什麼、申請內容、專員檢查過的、依據的規定、稽核紀錄。對話內容只有申請人本人看得到，核准時以這些整理好的內容為準。
3. 沒問題按 核准並執行，按下就執行，不能復原。要退回，先在 退回理由 寫原因（必填，申請人會看到），再按 退回。
4. 處理完自動跳到下一張。

鍵盤：J 下一張、K 上一張、A 移到 核准並執行（再按 Enter 才執行）、R 跳到退回理由。游標在輸入框裡時這些鍵不作用。

自己提出的申請不能自己核准。有些申請要好幾層核准（例如金額超過公司門檻要再給負責人、請假太長要再給主管的主管），你核准後會自動送給下一位，申請人的卡片也會顯示「還需要某某核准」。

9. 檔案

• 分頁：我的檔案、分享給我、部門、全公司、垃圾桶。右上 上傳（格式限制同對話附件）。
• 點一個檔案，右側顯示來源（自己上傳、AI 產生、哪段對話）和 誰可以看。
• 分享（只有擁有者可以）：在 新增分享對象 選某位同事、某個部門或全公司，按 分享。分享的人可以檢視與下載。要收回就按該列的 移除。
• 別人分享給你的檔案，右側只顯示是誰分享的；分享對象只有擁有者看得到。
• 下載 會跳出另存新檔視窗。
• 移到垃圾桶（只有擁有者可以）：分享出去的會一起收回。30 天內可以在 垃圾桶 分頁按 還原（分享也一起恢復），之後永久刪除。

AI 用你的權限讀檔：別人沒分享給你的檔案，你的 AI 也讀不到。

10. 知識庫

• 放公司規章、技術文件、法規，由負責人上傳（PDF、Word .docx、Markdown、純文字）。分類標籤上寫著誰看得到。
• 右側 試問：例如「出差住宿一晚上限多少？」，回答會附出處（文件、條號或頁碼）。上方寫著這次在哪裡找：選 全部分類 時找全部，選某個分類時只在那個分類裡找。
• 在對話中問專員規定相關的問題，專員也會查知識庫並附出處。
• 找不到依據時 AI 會說找不到，不會自己編。

11. 搜尋與快捷鍵

Ctrl+K 打開指令面板：打字後會搜尋對話、核准單、案件、單據、檔案，也可以 直接問某位專員（開新對話並送出），或跳到某個畫面。有搜尋結果時排在前面；句子裡有專員名稱時「問專員」排前面。只搜尋目前這家公司、你看得到的東西。

12. 多家公司、多個帳號

同一台電腦可以加入好幾家公司，同一家公司也可以加入不只一個帳號。每家公司的資料、對話、專員完全分開。

• 加入：左上角公司名稱 → 加入另一家公司或帳號，貼上新的邀請碼。
• 切換：點左上角公司名稱選一個，或按 Ctrl+1～9。同一家公司有兩個帳號時，名稱會顯示成「公司 · 名字」。
• 切換清單上會顯示每一家的連線狀態與待核准數。

13. 設定與通知

• 公司：已加入的公司與角色；移除 會刪掉這台電腦上的那家公司，並通知主機撤銷這台電腦（對話、檔案還在主機）。
• 這台裝置：裝置名稱、加入時間。
• 通知：開關 Windows 通知，並勾選要通知的事：新的待核准、我的案件被核准或退回、負責的人回覆了我的案件、案件的通知（例如我是代理人）、我送的單核准或退回、專員把事情轉給我處理等。App 視窗不在最前面時才跳通知；App 關閉時不通知，下次打開在「今日」看得到，那裡可以 全部標為已讀。
• 進階：App 與主機版本、檢查更新、匯出診斷資訊（只有版本、連線狀態與事件代碼，不含對話內容、檔名與權杖，可以安心交給負責人）。

14. 換電腦、被移出

• 換電腦、重灌 Windows：在新電腦安裝 App，請負責人在 App 裡替你重新產生邀請碼，加入新電腦。對話、案件、檔案都在公司主機，加入後都還在。舊電腦還能用的話，在舊電腦的 設定 → 公司 按 移除；不能用了就請負責人撤銷那台。
• 電腦遺失：馬上告訴負責人，負責人可以立刻撤銷那台電腦。
• 看到「這台電腦已被移出 公司」或「你在 公司 的帳號已停用」：負責人把這台電腦或你的帳號停用了。這台電腦上那家公司的資料已移除，其他公司不受影響。需要再使用請找負責人。
• 看到「這台電腦的時間和公司主機差太多」：Windows 設定 → 時間與語言 → 立即同步。

其他問題看常見問題。

本站畫面皆為範例資料，人名與公司名稱為虛構。