資料表與權限
給負責人看。說明公司的資料怎麼放、誰看得到哪些、怎麼調整，以及為什麼 AI 有時候「查不到」。
1. 先懂一個觀念
AI 的權限 = 正在跟它說話的那個人的權限。
員工問出勤專員「大家這個月遲到幾次」，AI 只查得到他自己的；主管問同一句，查得到他部門的；負責人問，查得到全公司。不是 AI 判斷「該不該告訴他」，而是查詢在送到資料庫之前就已經被限制住，AI 拿到的資料本來就只有那些。
所以調整權限只有一個地方：資料表的「誰看得到」規則。改了之後，畫面、搜尋、AI、晨報全部一起生效。
2. 資料表
公司的資料放在一張張資料表裡，例如員工、部門、請假單、報銷單、出勤紀錄。在 系統管理 → 資料表 看得到全部，每張表標示來源：
| 來源 | 說明 | 例子 |
|---|---|---|
| 核心 | 每家公司都有的基本資料 | 員工、部門、組織成員、往來對象、品項、單據 |
| 套件 | PadRemote 依公司需要裝的功能模組帶來的 | 請假單、報銷單、加班、出勤；舊系統轉入的資料（查詢型，只能看） |
| 自建 | 你跟系統管理專員說要記錄新東西時建立的，名稱以 x_ 開頭 | 車輛保養紀錄、工具借用 |
每張表有四個設定，點表名就看得到：
| 設定 | 意思 | 例子 |
|---|---|---|
| 資料屬於誰 | 每一筆資料是誰的 | 請假單屬於「申請的員工」；車輛保養屬於「部門」；工具清單屬於「全公司」；請假明細「跟著它的請假單」 |
| 誰看得到（預設） | 沒有另外規定時誰看得到 | 只有本人；本人與主管；自己部門和底下各課；全公司；不公開（只有負責人） |
| 需要特別權限的欄位 | 機敏欄位，見第 5 節 | 身分證字號、銀行帳號、薪資、聯絡方式、健康資料 |
| 改資料時要不要確認 | 新增、修改、取消各自是直接改、先給自己確認，還是要主管核准 | 請假單新增要核准；草稿時改事由只要本人確認 |
欄位只能新增，不能刪除或改型別，這樣已經存在的資料與紀錄不會被破壞。在套件或核心的表加的欄位，名稱會以 x_ 開頭，主機更新時也會保留。舊系統轉入的查詢型資料不能加欄位。
3. 誰看得到：怎麼算出來的
一個人在某張表看得到哪些資料，是以下幾層加起來（最後一層可以扣掉）：
- 負責人：全部看得到。
- 這張表的預設：例如「預設：只有本人」。
- 部門主管：表有開「主管看得到」時，部門主管看得到自己部門和底下各課。見第 4 節。
- 給全體、部門或職位的規定：例如「財務看得到全公司的報銷單」。
- 給某一個人的規定：多給（例如「劉建宏看得到這幾位的出勤」），或少給（例如「這位主管不要看到某人的請假單」）。「不給看」只能設定在單一個人身上。
範圍的說法：
| 範圍 | 意思 |
|---|---|
| 本人的 | 資料屬於自己的（部門資料是自己所屬的部門） |
| 自己與管轄部門的 | 自己的，加上自己當主管的部門與底下各課 |
| 自己部門和底下各課的 | 自己所屬部門，包含下層部門 |
| 全公司的 | 全部 |
| 符合條件的 | 某個欄位等於某個值、在幾個值之中、介於兩個值之間，或「屬於他的部門」。例如「狀態是 已核准」「員工是 王志明、林雅婷」「日期介於 2026-10-01 到 2026-10-31」 |
4. 職位與部門主管
這兩個常被混在一起，但系統是分開看的：
| 看哪裡設定 | 影響什麼 | |
|---|---|---|
| 部門主管 | 組織架構 裡被設為某個部門的主管 | 看得到與改得到部屬的資料（表有開「主管看得到」時）、核准部屬的申請、專員「誰可以找」設成「部門主管」 |
| 職位 | 員工資料上的職位（主管、財務、員工、臨時工） | 機敏欄位、給職位的規定、專員「誰可以找」設成某個職位、核准人設成某個職位 |
所以「職位是主管、但沒被設為任何部門的主管」的人，看不到部屬資料，也不會收到部屬的申請。新設主管時，兩個一起設最不會出錯。
5. 機敏欄位
有些欄位就算看得到那一筆資料，也不一定看得到內容。機敏欄位分五類：薪資、身分證字號、銀行帳號、聯絡方式、健康資料。
- 負責人全部看得到。
- 每個人看得到屬於自己那筆資料的機敏欄位。但「全公司共用」或「跟著上層資料」的表（例如往來對象），只有被授權全公司範圍的人看得到機敏欄位，本人也不例外。
- 其他人依職位：預設「財務」職位看得到全公司的薪資類欄位；「主管」職位、而且在組織架構被設為部門主管的人，看得到他管轄部門員工的聯絡方式。
- 沒有權限的人，那一格是空的。AI 拿到的也是空的，不會「不小心說出來」。
6. 改資料：直接、確認、核准
每張表的每種修改（新增、改某些欄位、取消）設定為三種之一：
| 方式 | 什麼時候用 | 使用者看到 |
|---|---|---|
| 直接改好 | 只改自己的、筆數少（5 筆以內）的小事 | 「直接改好」卡片，30 分鐘內本人可以復原 |
| 先給自己確認 | 改到別人的資料、或一次超過 5 筆時，至少會是這一級 | 卡片寫明確認後會發生什麼，按「確認寫入」 |
| 要主管核准 | 請假、報銷、取消已核准的事 | 送到核准人的「核准」，核准後才執行 |
能改的範圍另外算，和看得到的範圍不同：
- 預設只能改自己的；表有開「主管看得到」時，部門主管也能改部屬的；另外有「可以改」「可以新增」的規定時照規定。
- 「全公司共用」的資料，沒有全公司範圍的人只能改自己建立的那筆。
- 被設定「不給看」的人，也不能改那些資料，也不會被選為那類申請的核准人（改送給下一位，最後送負責人）。
- 改完之後那筆資料不能跑出自己能改的範圍（例如不能把別人的單改成自己看不到的部門）。
- 有專員用步驟在處理的資料（例如請假單），一律要照那位專員的步驟申請，不能被其他方式直接新增。
7. 在哪裡看
某種資料：誰看得到？
系統管理 → 誰可以看什麼：選一種資料，左邊列出預設與每一條規定（✓ 多給、✕ 不給看），每條寫出編號、內容（含條件）、是誰在哪天設定的，旁邊有 撤銷。
右邊的 試試看 最好用：選一個人，按「算算看」，直接用現在的真實資料算出他看得到幾筆、這張表全部共幾筆（舊系統的查詢型資料只顯示他看得到的筆數）、為什麼。
某個人：看得到什麼？
成員與組織 → 點一個人：他看得到的資料 每張表一列，寫著看得到的範圍與原因；特別給他的設定 列出只給他一個人的規定與編號。「請 AI 幫忙時，AI 也只看得到這些。」
反過來：這張表有誰看得到？
成員與組織 → 權限檢查 → 誰看得到？：選一張表，列出所有看得到的人與範圍。「AI 專員只會替這些人查詢，其他人問了也查不到。」
8. 怎麼調整、怎麼撤銷
畫面都是唯讀的。要調整，按畫面上的 跟 AI 說要怎麼改 或 在對話中修改，或直接到 系統管理 → 對話 開新的系統管理對話。
- 用白話說要誰看得到什麼：
你可以這樣說財務職位要看得到全公司的報銷單。
- 看草案卡片：系統管理專員會整理成「誰可以看什麼：報銷單」卡片，寫明規定內容（含條件），並附 試算：改之前、改之後各看得到幾筆，列出筆數會改變的人（最多 30 位）。試算只算「看得到」；「可以新增、可以改」的規定不會出現在試算裡。某個人算不出來時會標「試算失敗」，不會當成 0。
- 確認：按 核准並生效，立即生效，並記錄誰提、誰核准。
- 驗證：到 誰可以看什麼 用 試試看 選一位受影響的人算一次。
撤銷或取代規定
權限規定沒有 30 分鐘的「復原」，要收回時：
- 在 誰可以看什麼 那條規定旁按 撤銷，或跟系統管理專員說「撤銷規定 #12」「劉建宏看工程部出勤的那條拿掉」。它會先列出現有規定與編號，出一張「撤銷規定」卡片，一樣附試算（撤銷前、撤銷後各看得到幾筆）。
- 要改內容就說「把規定 #12 改成只看已核准的」，它會提出新規定取代舊的那條。
- 撤銷的規定保留在變更紀錄裡。
新增資料表、欄位
卡片「新增資料表：車輛保養」會列出名稱、資料屬於誰、預設誰看得到、修改方式，並舉幾位現在的員工為例說明他們會看得到哪個範圍。按 核准並建立。要主管核准就明確說「核准」；只說「確認」會設成本人確認。
新增欄位不會影響舊資料，舊資料的新欄位是空白。自建資料表最多 50 張，每張最多 60 個欄位。
建好資料表之後，還要讓某位專員「看得到」或「會改」這張表，員工才用得到，見專員說明。
9. 定期檢查與紀錄
成員與組織 → 權限檢查 → 定期檢查 會列出值得注意的事，每項都可以 在對話中處理：
- 超過 90 天沒用的帳號（有裝置、但很久沒登入；可能離職沒辦、或電腦不用了）。
- 每一條「只給某一個人」的特別規定（建議每季看一次還需不需要）。
- 沒有部門的員工（負責人除外）。
- 沒有主管的部門（這些部門的申請會往上一層送；最上層的公司部門通常不設主管，可以忽略）。
權限異動紀錄 列出組織、權限規定、資料表、專員、裝置與邀請的異動（不含一般資料的寫入），每筆寫出內容，例如「誰可以看什麼的規定：報銷單」「職位調動：陳冠宇 職位調動」。可以 匯出 CSV（最近 500 筆），留存或給會計師、稽核看。
系統管理 → 變更紀錄 另外列出每次權限規定、資料表、欄位、專員的變更，以及誰提、誰核准。
10. AI 為什麼查不到
員工常問「為什麼 AI 說查不到」，通常是下面其中一個原因，而且都是正常的：
| 原因 | AI 的反應 | 怎麼確認 | 要開放的話 |
|---|---|---|---|
| 他的權限看不到那些資料 | 不會出錯，只查到他看得到的部分，筆數比較少或是 0 筆 | 誰可以看什麼 → 試試看選他 | 加一條規定給他或他的部門、職位 |
| 這位專員不負責那張表 | 「沒有這張資料表，或這位專員不負責這類資料」 | 專員 → 點專員 → 看得到的資料 | 請系統管理專員讓這位專員看得到那張表，或換找另一位專員 |
| 那一欄是機敏欄位 | 那一格是空的 | 資料表的「需要特別權限」 | 目前依職位決定，見第 12 節 |
| 資料真的不存在 | 查到 0 筆 | 負責人自己問一次同樣的問題 | — |
為了不洩漏「有沒有這張表」，專員不負責和資料表不存在時，AI 的回答一樣。
其他保護：AI 只能讀資料（只能下查詢），每次最多 200 筆、10 秒；要改資料一律走第 6 節的卡片。負責人可以在對話右側「資料依據」展開看 AI 下的查詢，主機執行時會再加上權限過濾。
直接問也可以：
系統管理專員會列出陳冠宇對請假單的範圍與原因，例如「預設：只有本人」「主管看得到自己部門和底下各課」「規定 #3：…」，再對照黃俊傑在哪個部門。
11. 常見情境範例
| 你想要 | 跟系統管理專員說 | 會發生什麼 |
|---|---|---|
| 財務看全公司報銷單 | 「財務職位要看得到全公司的報銷單。」 | 給「財務」職位一條全公司規定；卡片列出每位財務改之前、改之後的筆數 |
| 助理幫忙看某部門出勤 | 「行政部的劉建宏也要看得到工程部的出勤。」 | 出勤紀錄只記員工，所以會存成「員工是 工程部現在的這幾位」，卡片寫出名單；之後工程部有新人，要再說一次讓它更新 |
| 某主管不要看到某人的資料 | 「工地一課課長不要看到黃俊傑的請假單。」 | 給那位課長一條「不給看」；他也不能改那些單，黃俊傑的請假會改送下一位核准。對整個部門設「不給看」會被拒絕 |
| 開放舊系統資料 | 「財務職位可以看舊系統的財務資料。」 | 舊系統財務資料有好幾張表，AI 會一張一張提出規定，各附試算 |
| 收回之前多給的 | 「撤掉劉建宏看工程部出勤的那條規定。」 | 列出規定編號，提出「撤銷規定」卡片，試算後確認 |
| 開始記錄新東西 | 「我們要記錄工具借用：工具、借用人、借出日、預計歸還日、實際歸還日。」 | 新增自建資料表；再請它把這張表交給某位專員 |
12. 目前的限制
- 機敏欄位依職位開放的設定（例如「人資看得到薪資」）目前不能自己調整，需要時請聯絡 PadRemote。
- 初始設定之後，新增職位請聯絡 PadRemote；系統內建的職位（主管、財務、員工、臨時工）不能修改內容，但可以對它們加規定。
- 規定的範圍還不能直接選「某個指定部門」，會存成當下的人員名單（見第 11 節）。
- 欄位不能刪除，也還不能停用。用不到的欄位留著不影響使用。
本站畫面皆為範例資料，人名與公司名稱為虛構。