負責人使用說明

負責人管整家公司：設定、成員、權限、專員與 Claude 帳號。員工會用到的功能你也都有，請一併看員工使用說明。

1. 負責人能做什麼

• 一家公司可以有好幾位負責人，每一位都看得到公司全部資料，也都能管成員、權限、專員、資料表與 Claude 帳號。系統不分「負責人」和「系統管理員」。
• 左側選單多一個 管理 群組：專員、成員與組織、系統管理。
• 負責人一定要先綁 Email、公司要先連接 Claude 帳號，才能進入 App；被設成負責人的人，下次打開 App 也會先被帶到綁定 Email 的畫面。
• 對話右側「資料依據」可以展開看 AI 下的查詢；卡片可以展開「技術細節」。員工看不到這些。
• 畫面只用來看，變更都在對話中辦：跟系統管理專員說要改什麼，它整理成卡片，你按確認才生效，並留下誰提、誰核准的紀錄。例外是撤銷裝置，在成員面板直接按。

2. 第一次設定

PadRemote 開通公司後，會把負責人的邀請碼交給你（24 小時有效、只能用一次；過期請 PadRemote 重新產生）。照安裝說明裝好 App，貼上邀請碼加入，確認畫面的身分會寫「負責人（全部功能、全公司、可管理成員與權限）」。

加入後 App 會依序帶你完成：

1. 綁定 Email：開通時留的 Email 會預先填好，一樣要收驗證碼確認。
2. 連接 Claude 帳號：新開通的公司，左邊會出現初始設定的進度清單，按 驗證並開始對話；從舊系統轉入、已經設定好的公司，標示「開始使用前（2／2）」，按 驗證並開始使用。
3. 初始設定對話：只有新開通的公司才有，完成後進入「今日」。

中途關掉 App 沒關係，下次打開會回到還沒完成的那一步。

3. 綁定 Email

換電腦或這台電腦被移出時，可以用這個 Email 收驗證碼登入，取回原本的帳號與權限。只有負責人有這個功能，所以一定要綁。

1. 確認或輸入你自己常用的 Email，按 寄驗證碼。
2. 收信（主旨「PadRemote AI ERP 驗證碼」，信裡寫明是哪家公司；找不到請看垃圾郵件）。驗證碼 6 位數、10 分鐘有效。
3. 輸入驗證碼，按 完成綁定。

• 你同時是好幾家公司的負責人，同一個 Email 可以綁在每一家；App 會問 其他也用這個 Email 的公司要一起換嗎？，每家各收一封驗證碼。
• 之後要換 Email：設定 → 帳號安全 → 更換 Email。舊的 Email 會收到「Email 已變更」通知，之後不能再用來登入這家公司。
• 寄送上限：綁定時每家公司每小時 3 次，用 Email 登入另外每小時 3 次。同一組驗證碼試錯 5 次要重寄；連續錯太多次會鎖 15 分鐘（只有真的寄出過驗證碼時才算錯）。

4. 連接 Claude 帳號

公司的 AI 用的是公司自己的 Claude 帳號。這是唯一要填表的地方：金鑰與權杖等於密碼，不能貼進對話讓 AI 看到。有兩種憑證，至少一種，建議兩種都準備：

A. API 金鑰（優先使用）

1. 用公司的 Claude 帳號登入 claude.ai/settings/billing，在「API credits」按 Link organization。
2. 到 platform.claude.com/settings/billing 的「Promotional credits」確認額度已入帳。
3. 到 platform.claude.com/settings/keys 按 Create key，名稱可以用「aide-公司代碼」，Linked account 選自己。金鑰只顯示一次。
4. 複製 sk-ant- 開頭的金鑰，貼到 貼上 API 金鑰。

B. 訂閱權杖（API 額度用完時改用）

1. 在任一台電腦打開 PowerShell，執行 irm https://claude.ai/install.ps1 | iex 安裝 Claude Code。
2. 執行 claude setup-token，瀏覽器登入公司的 Claude 帳號後按 Authorize。
3. 複製 sk-ant-oat01- 開頭的權杖，貼到 貼上訂閱權杖。權杖有效一年。

按下驗證按鈕後，主機會先用每一組憑證各試一次，成功才儲存；失敗會說明原因（格式不對、過期、額度已用完、連不上 Claude），原本的設定不會被覆蓋。兩組一成功一失敗時會停在原頁讓你看原因，可以改好再送，或按 先用已儲存的那組，繼續。輸入框不顯示內容、不能複製出去，送出後立刻清空。憑證只存在公司主機，不進資料庫。

5. 初始設定對話

新開通、還沒有資料的公司，會由 初始設定專員 用聊天的方式帶你完成。左側是進度清單：

1. Claude 帳號
2. 公司資料：公司名稱、統一編號（會檢查檢查碼）、地址。會計年度預設 1 月開始、營業稅每兩個月一期。
3. 部門：例如「工程部 → 工地一課、工地二課」，可以多層。
4. 職位與核准門檻：確認預設職位（主管、財務、員工、臨時工），設定「超過多少錢要負責人核准」。
5. 員工與邀請碼：建立員工（包含誰是部門主管），再產生邀請單。

每一項它都會先整理成卡片，標「等你確認，尚未寫入」，你看過按 確認寫入（或打「確認」）才寫入。說錯了直接跟它說要改哪裡，它會出新的卡片。可以一次講很多，例如：

• 你自己已經在成員名單裡，不用放進名冊；要把自己放進某個部門，跟它說「把我放到行政部」。
• 名冊裡的身分證字號、銀行帳號不會被讀進來。
• 一人公司或想之後再加員工，跟它說「員工之後再加」，一樣可以完成初始設定。
• 「請假要誰核准、超過幾天再給誰」這類規則不在初始設定，之後在專員裡設定，見專員說明。

全部完成後顯示「初始設定完成」，5 秒後進入「今日」（也可以按 留在這裡）。之後要改任何設定，都改找系統管理專員。

6. 邀請員工

員工只能用邀請碼加入，沒有其他登入方式。

1. 新增員工：成員與組織 右上 新增員工，或在系統管理對話直接說。可以一次給一整份名單（貼表格或拖 Excel 進來）：
   你可以這樣說新增三位員工：李佳穎，工地一課，員工；黃俊傑，工地一課，員工；吳淑芬，財務部，財務。
   卡片上每個人有一欄「帳號」：職位是臨時工的人只建員工資料、不建帳號（不能用 App），要他用 App 請改成其他職位。確認後才會建立。
2. 產生邀請單：
   你可以這樣說幫還沒加入的員工產生邀請碼 PDF。
   AI 會做出一份 PDF（每人一頁：名字、部門、QR code 和邀請碼文字），在對話裡出現檔案卡片，也存在你的 檔案，檔名像「邀請碼-20261019-0930.pdf」。邀請碼不經過 AI，產生後 AI 也不能再打開這個檔案。
3. 交給員工：把那個人的那一頁用檔案傳給本人（電腦版不能掃 QR code，要複製貼上邀請碼文字），請他到本站下載 App。每個人的邀請碼只能給本人，24 小時有效、只能用一次。負責人的邀請頁會特別標示，請親手交給本人。

• 再說一次「產生邀請碼」時，只會替還沒加入、而且之前的邀請碼已經過期的人產生；之前發出去還有效的不會被換掉，AI 會告訴你有幾位還有效。
• 要替某幾位重新產生（例如邀請碼弄丟了）：「幫林雅婷重新產生邀請碼」。重新產生後，他之前那組會失效。
• 在 成員與組織 的成員列表可以看每個人的帳號狀態：已啟用、已邀請還沒加入、邀請碼已過期還沒加入、還沒產生邀請碼、未建立帳號、已停用、已離職。

7. 換電腦、電腦遺失

成員與組織 → 點那位員工，右側的 裝置 列出他加入過的每一台電腦（加入時間、最後使用時間、是否已撤銷）。

• 員工換電腦、重灌：按 重新產生邀請碼，系統管理專員會替他做一份新的邀請 PDF；他在新電腦加入後，回來把舊的那台 撤銷。
• 電腦遺失：立刻按那台的 撤銷。那台電腦會立刻被登出，之後也不能再登入；對話、檔案都還在主機上。
• 你正在用的這台不能在這裡撤銷；要移除請到 設定 → 公司。
• 員工自己在 設定 → 公司 按 移除 時，主機上那台也會一併撤銷。

8. 成員與組織

人事異動都在對話中辦

點某個人右側的按鈕，會開系統管理對話並帶好開頭：

• 職位調動：「把陳冠宇調到工地二課，職位改成主管」。沒有提到是不是部門主管時，維持原本的。
• 換部門主管：「工地一課的主管改成劉建宏，原本的陳冠宇改成一般員工」。原主管不會自動取消，卡片會提醒你這個部門會有兩位主管（申請兩人都會收到）。
• 辦理離職：要給最後工作日；確認後帳號立即停用、撤銷他所有的裝置，歷史資料保留並標示已離職。等他核准的單、他負責的專員、轉給他的案件，會改交給你指定的接手的人（沒指定時給負責人）。最後工作日還沒到時，請等到那天再確認。
• 設定其他負責人：「把吳淑芬也設成負責人」。系統不允許拿掉你自己的負責人身分，也不允許公司沒有負責人。
• 部門：「新增工地三課，在工程部底下」「工地二課停用」。部門不刪除只停用；還有人的部門要先把人調走才會停用。部門改名目前會變成新增一個部門、舊的停用，原本的人不會跟著過去，改名後要請系統管理專員把人調到新部門。

9. 系統管理與專員

這兩塊是讓公司「長出自己的規矩」的地方，各有一頁詳細說明：

• 資料表與權限：公司有哪些資料、誰看得到哪些、怎麼調整、怎麼先試算、怎麼撤銷。
• 用專員解決公司的問題：把一類事情交給一位專員，訂好步驟與核准，試辦後上線。

員工在其他專員那裡說「幫我加一個欄位」時，AI 不會自己動手，而是把需求送到 系統管理 → 變更紀錄 的 待處理，選單會出現數字，由你決定要不要做。

10. 每天的使用與核准

• 今日：有待處理的需求時，多一個「系統管理待處理」的數字。
• AI 晨報：每天 8:30（公司主機的時間）整理你要處理的事：待你核准的單、需要你處理的案件、你自己送出還在等的單。
• 直接問：負責人可以找所有使用中的專員。例如對出勤專員說「這個月每個人的出勤天數」「上週有誰漏打卡」。
• 資料依據：懷疑數字不對時，展開右側「資料依據」看 AI 實際下的查詢（主機執行時另外加上權限過濾）。金額一律由查詢計算，不是 AI 估算。
• 終端機模式（設定 → 進階）：直接看 AI 程序的原始輸出，排查問題時才需要。

核准

• 你的 核准 分兩段：指名給你的（例如部門沒有主管、金額超過公司門檻、專員設定要你核准），以及等其他人核准的全公司待核准單。選單上的數字只算指名給你的。
• 等其他人核准的單，你可以 代為核准並執行：會先跳確認，核准後直接執行、不再等原本的人，稽核紀錄記「負責人代為核准」。
• 負責人可以核准自己提出的單，稽核紀錄記「自行核准」。
• 部門沒有主管時，申請會往上一層部門的主管送；一路往上都沒有主管，才送給負責人。

11. Claude 帳號的管理

設定 → Claude 帳號：

• API 金鑰與訂閱權杖各一列，顯示末四碼、設定時間、哪一組 使用中，每列可以 移除；下方 更換 可以重新貼上任一種。
• 使用模式：自動（先用 API 金鑰，額度用完改用訂閱權杖；建議）、只用 API 金鑰、只用訂閱權杖。
• API 額度用完時，畫面會依實際情況說明：已改用訂閱權杖、只有負責人能用、或沒有可以接手的憑證（AI 暫時不能用）。補充額度後按 已補充額度，重設。同一天只會通知你一次。
• 訂閱權杖只用於負責人本人：打開後，員工的對話只用 API 金鑰，API 額度用完時員工暫時不能用 AI，員工會看到「本期 AI 額度已用完（訂閱權杖只給負責人用）」。
• 切換紀錄：最近 10 次切換。

12. 自己換電腦：用 Email 登入

1. 在新電腦安裝 App，在 加入你的公司 畫面按下方 負責人：用 Email 登入。
2. 輸入綁定的 Email，按 寄驗證碼。畫面一律顯示「如果這個 Email 有綁定，會收到驗證碼」。
3. 輸入 6 位數驗證碼，按 驗證。
4. 10 分鐘內勾選要登入的公司（同一個 Email 綁了幾家就列幾家），確認裝置名稱，按 登入選取的公司。公司主機沒開機的那家會顯示連不上，其他照常登入。

登入後權限和原本完全一樣。你的 Email 會收到通知信，公司所有負責人也會在 App 收到「負責人用 Email 登入了新裝置」。舊的那台電腦不會自動撤銷，請到 成員與組織 → 自己 → 裝置 撤銷。已停用、或已經不是負責人的帳號不能用 Email 登入。

沒綁 Email、或 Email 也進不去：請聯絡 PadRemote，我們確認是本人後從總控台重新產生邀請碼，公司所有負責人都會收到通知。

13. 交給員工前的檢查

1. 用另一台電腦實際試一次「負責人：用 Email 登入」，確認救援真的能用。
2. 組織架構裡每個部門都有主管，而且只有一位（沒指定主管時，申請會往上送，最後送到你這裡）。
3. 到 成員與組織 → 權限檢查，選幾張重要的資料表看「誰看得到」，確認沒有多給。
4. 到 專員 確認每位專員「誰可以找」正確；需要調整的照專員說明修改。
5. 邀請單用檔案傳給本人，請大家先看員工使用說明。
6. 測試用的帳號辦理離職，並在 設定 → 公司 移除這台電腦上的測試帳號。

本站畫面皆為範例資料，人名與公司名稱為虛構。